Виктор Копченков

(Заметка перенесена с ProDelo)

Автор текста Петр Вырупаев, генеральный директор ЦИТ СЕВЕР.

Любой стартап после официальной регистрации, а иногда и до нее, сталкивается с проблемой собственной инфраструктуры. В простейшем варианте достаточно корпоративной почты. На почту вида имярек@mail.ru и мобильные телефоны в контактной информации на сайтах у нас давно смотрят с подозрением.

Простейший выход, которым в свое время воспользовались мы - использовать бесплатные сервисы Яндекса или Google для собственного домена и наслаждаться email’ами вида pupkin@имярек.ru. Настройка не представляет собой ничего сложного, более того, многие хостинг-провайдеры уже создали специальные формы в личных кабинетах, значительно упрощающие процесс внедрения.

Телефонный же номер мы купили у телекоммуникационного провайдера и переадресовали его на мобильные (что для нас впоследствии оказалось не оптимальным решением, но на тот момент всех своих потребностей мы еще не видели).

На этом, для значительной части аудитории, статья может считаться завершенной, поскольку за деньги, которые вы потратили или потратите на сайт, вы получаете бесплатную (не более 10 человек для Google, 1000 для Яндекса), полнофункциональную почту, доступную из любой точки мира, притом очень хорошо защищенную от спама, а за 5-10 тысяч рублей и разумную абонентскую плату – городской телефонный номер.

Для тех же, кто хочет использовать все возможности современных технологий — рассказ о нашем опыте внедрения виртуальной инфраструктуры. Сразу оговорюсь, что наша компания занимается информационными технологиями, поэтому некоторые этапы внедрения могут для вас оказаться более сложными, чем для нашей команды, но никаких серьезных проблем у вас в любом случае возникнуть не должно. Еще одно – я не претендую на истину в последней инстанции и мой рассказ о нашей виртуальной инфраструктуре – это всего лишь наш опыт. Если у вас есть лучшее решение – буду рад, если вы им со мной им поделитесь.

Началось все с внедрения Google Apps. Установка, создание почтовых ящиков, первоначальные настройки — все это заняло у нас не более пары часов. Поскольку значительная часть нашей команды уже пользовалась Gmail, проблем с обучением у нас не возникло. Более того, мое личное мнение — интерфейс Gmail сегодня удобнее, проще и функциональнее многих почтовых клиентов.

Следующей задачей для нас стало создание общего рабочего календаря. Эта функция есть в Google Apps по умолчанию. Еще один плюс — настройка возможности оповещения о событиях на мобильный. На этом наши эксперименты с календарем остановились, т.к. возникла насущная необходимость учитывать планируемые и текущие проекты.

Была перепробована куча облачных сервисов, несколько систем, устанавливающихся на собственные сервера, в том числе смотрели и Мегаплан, и Basecamp, и Salesforce. Требования же были относительно простыми: ведение лидов, база контактов, привязка документов, а так же связка всех этих элементов. Формально нам подходила практически любая CRM, но в действительности все они были либо слишком монструозными, либо не соответствовали нашей логике работы.

В качестве временного решения мы создали таблицу в общем доступе в Google Docs, в которую вносили названия проектов, контакты, что уже сделано, что предстояло сделать, следующий шаг и контрольную дату следующего шага. Этой таблицы нам хватило где-то на полгода, но нужно учитывать нашу специфику — у нас в этой таблице появилось всего несколько десятков строк-проектов, по которым велась активная работа, остальные же проекты переносились на другой лист, названный «отложенные».

• Компания, контакт
• Проект
• Цена
• Что сделано
• Текущее состояние
• Следующее действие
• Контрольная дата

Мне кажется, что использование даже такой простой таблички может стать спасательным кругом для небольших команд, которые работают над разрозненными проектами. Возможно, стоило бы добавить еще колонку «Ответственный сотрудник», но в нашем случае разделение труда достаточно прозрачное, и необходимость в такой колонке не появлялась.

Сервис Google Docs, которым мы начали использовать как-то сами собой. Все документы, которые нужно видеть нескольким людям, просто выкладывались туда, и к ним открывался доступ. Сейчас, после внедрения CRM такая необходимость уже пропала, и сервис используется только время от времени, хотя идея использовать возможности форм меня не оставляет, но пока применения им мы еще не придумали.

Продолжение