Виктор Копченков

(Заметка перенесена с ProDelo)

Автор текста Петр Вырупаев, генеральный директор ЦИТ СЕВЕР.

Первая часть

В очередной раз зайдя на магазин приложений Google Apps Marketplace, я обнаружил CRM, которая практически идеально нам подходила – insight. Основной минус – только четыре рабочих аккаунта в бесплатной версии, но для нас это пока не проблема. Более того, при расширении команды, мы, с большой долей вероятности, будем покупать платный аккаунт. Еще один важный нюанс – интерфейс на русском недоступен, поэтому нужно разучить несколько английских терминов для работы.

Основной плюс insight для нас – очень гибкая система тэгов. Фактически любой объект в системе может быть тегом для любых других объектов. Например, вводим контакт Васи Пупкина, открываем организацию ООО «Вася Пупкин и сыновья», и делаем ссылку на Васю Пупкина. Затем открываем проекты, которые ведутся с ООО «ВП и С» и так же делаем ссылки. В результате, заходя на контакт Васи, мы видим в какой компании он работает и по каким проектам с нами взаимодействует.

Еще один плюс – достаточно удобная система постановки задач, которые так же можно привязывать к любым элементам CRM и назначать их выполнение любому из сотрудников.

Отдельно стоит упомянуть сервис Google Sites, на котором вполне можно создать внутреннюю или внешнюю базу знаний, использовать как полноценный внутренний портал компании. Мы пока этим функционалом не пользуемся, однако я знаю несколько компаний, которые отзываются о сервисе положительно.

Теперь перейдем к телефонии. У нас до сих пор нет собственного офиса в понимании места, где сидит команда и работает с 9 до 18. Мы все работаем из дома, из кафе и от наших партнеров. Когда нам необходимо провести встречу – мы пользуемся переговорной наших партнеров и учредителей, для хранения демо-оборудования у нас есть небольшой закуток, который сложно назвать офисом. Это очень удобно с точки зрения экономии средств, абсолютной гибкости рабочего процесса, но в такой организации работы есть свои минусы. Основной – необходимость самомотивации на работу каждого члена команды. Остальные перечислять сейчас не буду, остановлюсь только на одном – невозможности использовать все прелести офисной телефонии. Первым решением стала покупка виртуального номера с переадресацией на мобильные. Такое решение эффективно в первое время, пока мы работали только с Москвой и Московской областью, однако как только появились потенциальные клиенты в Сибири, в Казахстане, на Дальнем Востоке, встал острый вопрос о междугородних звонках и их стоимости.

Одно из направлений нашей деятельности IP-телефония, поэтому создать технологическое решение не составило труда. Мы заключили договор с провайдером IP-телефонии, установили себе необходимое оборудование и используем цифровые каналы для звонков по всему миру. Экономия составляет от десятков до сотен процентов за междугородние и международные разговоры. Единственный нерешенный вопрос для нас сейчас – это замена телефонного номера для перехода на единую инфраструктуру. В основном, это вопрос не технический, а маркетинговый, стоит ли нам переходить на новый номер с учетом средств, вложенных в печать визиток, листовок, брошюр и т.д. И, скорее всего, вопрос этот решится в пользу единства инфраструктуры.

Самое интересное в этом решении – при необходимости его можно сделать совершенно виртуальным, используя всю инфраструктуру оператора IP-телефонии. Например, установив себе voip-аппараты или софтфоны на компьютеры или коммуникаторы, можно звонить, используя любой канал доступа в интернет. Входящие же звонки могут поступать на все эти устройства одновременно, а так же переадресовываться на мобильные телефоны. Некоторые операторы даже предлагают отдельно услуги виртуальных АТС.

Ну а теперь немного об экономике виртуальной архитектуры, или почему это выгодно.

Во-первых, нет необходимости держать в штате отдельного человека для обслуживания серверов и всех работающих систем. При нашей текущей нагрузке, даже приходящий человек стоил бы около 15-20 тысяч рублей в месяц.

Во-вторых, нет необходимости содержать парк серверов и запасных частей к ним. Казалось бы, это единовременные затраты, однако любой стартап имеет тенденцию к росту, а значит увеличению нагрузки на системы, а следовательно и требованию к железу. Вы готовы кормить ваше железо? Мы – нет.

И последнее – нет необходимости в дополнительном пространстве под серверную стойку, нет дополнительных расходов на электроэнергию и мы застрахованы от уборщицы тёти Маши со шваброй, которая обрушивает все системы не хуже любого вируса.

Итого, минимальная экономия в месяц: 15 тысяч рублей – персонал, 6 тысяч рублей – оборудование, 20 тысяч рублей – помещение, всего – 41 тысяча рублей. На эти деньги можно нанять дополнительно одного, а может и двух сотрудников, по-моему, это более эффективное вложение денег.

Причем, при увеличении нагрузки эти расходы растут пропорционально. Сейчас же мы не платим ничего, поскольку Google Apps и Insight для минимального количества пользователей бесплатны. Но даже когда мы вырастем, скорее всего, мы будем платить за аккаутны, поскольку это будет намного эффективнее.

И еще один кирпичик в виртуальной инфраструктуре – это банальный «Банк-Клиент». Эта недорогая и простая в обращении банковская услуга может сэкономить массу времени и нервов. Любой, кто хоть раз сдавал печатные платежки, может много рассказать о сверке подписей и правильности заполнения платежных поручений. Мой вам совет — если у вас идет хоть какое-то движение денег по счету, обязательно подключите себе «Банк-Клиент».

И напоследок несколько моментов, которые останавливают российских предпринимателей от использования облачных решений.

Первое, и, пожалуй, самое важное. Основной риск состоит в отключении интернет-канала. В этом случае вся работа всех сотрудников встает. Этот риск минимален при работе с распределенной командой, однако при использовании облачных систем в офисе нужно минимум иметь резервный канал связи. А еще лучше несколько, причем работающих на разных технологиях и зависимых от различных магистральных каналов.

Второе, скорее надуманное – это страх того, что конфиденциальные данные компании попадут в чужие руки. Мы регулярно читаем об утечке в интернет различных данных платежных систем, крупных социальных сетей, так почему же наши данные, размещенные на чужих серверах непонятно где, не могут стать добычей конкурентов? На это я отвечу, что технологически это возможно, но реальная опасность такой утечки информации в тысячи раз ниже, чем утечки информации через сотрудников. И, на мой взгляд, в первую очередь нужно минимизировать наиболее вероятные риски. Относительно же недоступности серверов – это может стать даже плюсом при современной работе правоохранительных органов, которые очень любят по любому поводу изымать всю доступную технику, в этом случае ваша работоспособность может быть восстановлена в считанные часы. А получать информацию с американских серверов Google – задача для наших органов практически не решаемая. Я не призываю заниматься незаконной деятельностью, но от недобросовестного поведения наших конкурентов никто не застрахован.

И последний аргумент, фактически сочетающий предыдущие – «нам удобно, когда все наши системы у нас под рукой, и мы делаем с ними что хотим». В этом случае я рекомендую работать как удобнее. На вкус и на цвет все фломастеры разные, и, наверно, не стоит посвящать в свою религию людей, которые мыслят иначе.