Внедрение бизнес-процессов в малом бизнесе

Как внедрять бизнес-процессы, если вы не авианосец бизнеса
У нас небольшая компания и с холдингами соотносится как лодка с авианосцем. Это диктует свои подходы в том числе и к внедрению бизнес-процессов. Источник фотографии

Продолжаю тему бизнес-процессов и перехожу от «зачем» к «как».

Классическая схема разработки/реинжинирнга бизнес-процессов предполагает несколько стадий:

  • Сбор информации по ситуации «как есть». Делается снимок ситуации.
  • Анализ. Идет разбор что происходит на самом деле, где есть узкие места, оценивается соответствие целям и стратегии.
  • Разработка «как должно быть». Создаётся карта процессов, соответствующая задачам компании.
  • Внедрение. Самый сложный этап. В простом случае приходится проводить обучение и преодолевать сопротивление людей. В сложных случаях проект внедрения может касаться не просто стратегии развития компании, но и включать в себя, например, меры по корректировке корпоративной культуры и ценностей.

Для небольшой компании это всё долго, дорого и больно. Так, например, по оценке одного коллеги цикл работ по разработке и внедрению процессов для нашего агентства должен был занять полгода. Ок. А деньги будут сами из воздуха возникать? Нужен другой путь.

Мой вариант этого пути:

1) Поскольку некоторые вещи сложились исторически, а где-то мы достаточно удачно импровизируем, я начал просто фиксировать происходящее. Пример с заметками к проекту из нашей CRM:

Заметки по бизнес-процессу
Заметки в CRM/BPM по бизнес-процессу, над которым идет работа

Что приятно, заметки можно добавлять и из CRM, и из Evernote. Так что мысли можно фиксировать так, как это удобней в данный момент, а потом собирать в одном месте.

Простое действие, затраты на которое не съедают бюджет времени, но которое очень серьезно повышает уровень осознанности и помогает зафиксировать момент для включения включить в реализацию бизнес-процесса. При этом, у проекта есть уже задачи, он идет. Но задачи были поставлены «в ручном режиме».

2) Моделирование процесса. Я для этого использую приложение Cubetto на планшете. Из того, что понравилось, есть еще сервис draw.io. Но после покупки Cubetto последним не пользуюсь.

Вот так, например, выглядит процесс по рассылкам у меня в планшете:

Бизнес-процесс по рассылаемым письмам – пока без ролей, просто последовательность действий.
Бизнес-процесс по рассылаемым письмам – пока без ролей, просто последовательность действий.

3) Дальше процесс выкладывается на интрасайт, который доступен нашей команде:

Бизнес-процесс на интрасайте
Бизнес-процесс на интрасайте. На скриншоте пример подробно проработанного процесса.

Карта на интрасайте кликабельна и позволяет рассмотреть её в деталях. Смысл сбора карт на интрасайте – создание справочника. Постепенно, по мере работы, аккумулируются карты процессов и другие подобные материалы, заметки к процессам и рекомендации, регламенты и т. п. Таким образом, по мере обрастания и систематизации информации на интрасайте, он становится ценным ресурсом.

По-хорошему, дальше надо включать курс обучения. Но список для внедрения огромен. Мы лет 5, наверное, можем только и делать, что внедрять уже существующие наработки. Поэтому пока что шаг с учебной программой пропускаем и идем сразу к реализации в CRM. В том, что касается исполнения, выезжаем на контроле, экспертизе исполнителей и понимании процесса. Хотя, в будущем, конечно-же, от учебных программ мы никуда не денемся.

4) Процесс заносится в CRM, которая одновременно и BPM. Мы используем Insightly. Она позволяет очень легко создавать шаблоны, которые реализуются буквально нажатием кнопки – при запуске проекта выбирается шаблон (pipeline) проекта и дальше только остается назначить исполнителей на задачи.

Так, например, выглядит процесс по одному из вариантов обработки лидов

Реализация одного из бизнес-процессов
Реализация в софте одного из бизнес-процессов

Процесс уже заранее разбит на стадии, внутри каждой стадии прописан набор задач со своими условиями выполнения. Можно каждую задачу в шаблоне назначить конкретному сотруднику, но у нас выставлено назначение при запуске процесса.

Как видите, в плане разработки и запуска все достаточно просто и в фоновом режиме, практически. Главное, осознанно относиться к вопросу и не сливать задачу внедрения. Удачи вам!

Если что-то непонятно или есть чем дополнить – пишите комментарии.

Комментарии из Facebook

Комментарии

Комментарии: