Использование Evernote в качестве CRM

Evernote как CRM

Для бизнес-блога понадобилась CRM. В принципе, есть Insightly. Мы ей пользуемся. Но захотелось чего нить еще более легкого. Тем более, что ситуация располагает. В дальнейшем начнут подтягиваться задачи по автоматизации, процессы и всё такое. Но пока ситуация в режиме MVP (Minimum Viable Product) нет смысл городить огород. Поэтому для выполнения ряда простых задач взят Evernote.

В конце поста для вас приготовлен бонус.

В простейшем варианте CRM, как система, это место хранения истории коммуникаций с клиентом и назначение задач в рамках таких коммуникаций. Эти задачи можно прекрасно выполнять в Evernote с использованием штатных функций. Тем более, что в моём случае главный канал постановки задач в CRM – электронная почта. Руками вносится очень небольшая часть заметок.

Шаг 1. Настройка

  • Идете в настройки экаунта и создаете почтовый адрес для отправки заметок в Evernote.
Настройки Evernote под CRM
Как попасть к месту, где назначается email
Настройка Evernote под CRM
Вас переброс в web-интерфейс, где можно назначить либо переназначить адрес почты для пересылки сообщений в Evernote
  • Создаете блокнот CRM. Если работаете с другими людьми в команде – дайте им доступ к этому блокноту

Шаг 2. Внесение информации в CRM

Вам приходит сообщение на Email, которое нужно включить в CRM – поместить в папку CRM и назначить напоминание на определенную дату.

Это очень просто делается:

  • Пересылаете письмо на свой адрес, созданный в настройках Evernote.
    Перед пересылкой в теме письма указываете в какую папку нужно положить письмо и в какое время.
  • Папка, дата и метка подключается при помощи следующей конструкции “@папка !год/месяц/число #метка”. Например:
@crm !2015/09/18 #todo

Письмо упадет в папку CRM с напоминанием, выставленным на 18 сентября 2015 года и с меткой todo.

Для того, чтобы Evernote присылал напоминания, убедитесь, что у вас включена соответствующая опция в настройках.

Включение напоминаний также происходит в web-интерфейсе Evernote
Включение напоминаний также происходит в web-интерфейсе Evernote

Для организации заметок по папкам и тегам, включите нужную галку:

Настойки Evernote под CRM
Включение опции автоматической сортировки

Замеченная проблема: На момент написания заметки конструкция перестала корректно работать. Из инструкций срабатывае выставление даты напоминания и назначение тега. Но я думаю, что в Evernote ситуацию исправят.

Шаг 3. Использование

После того, как письмо попадет в Evernote в виде заметки, у вас появится информация о напоминании над заметкой и чек-лист над списком заметок. Остается только этим пользоваться.

Когда всё готово – у вас получается не просто CRM на базе Evernote, но система управления задачами
Когда всё готово – у вас получается не просто CRM на базе Evernote, но система управления задачами

Все. :)

Дополнительно

Описанный способ хорош для небольших задач, когда нужно, например, вовремя написать клиенту или вспомнить о необходимости выполнить другое действие.

Если нужно объединить заметки по клиентам (например, по проектам клиентов), есть 3 варианта:

  • Использовать теги.
  • Использовать отдельные блокноты по клиентам.
  • Создать заметку с индексом – вести список работ и вставлять туда ссылки на другие заметки.

Я сам собираю информацию по «большим» клиентским проектам в блокноты, но группируется по задачам эта информация уже в настоящей CRM (спасибо интеграции). Хотя, если бы была задача полностью моделировать CRM в Evernote, я бы использовал все 3 способа:

  • Информация по каждому проекту в отдельном блокноте.
  • В индексной заметке группируется информация по каждому клиенту (по опыту, потом сильно облегчает задачи поиска).
  • Группировка по тегам – виды проектов, сроки (эта неделя, следующая неделя и т. п.).

Плюс напоминания, естественно.

Нюанс про напоминалки. Если вы используете напоминания в Evernote, у вас получается что-то вроде чек-листа в блокноте. Если напоминаний мало, они пишутся к отдельным заметка, то это могут быть разные блокноты. Но те заметки, с которыми вы работаете с напоминаниями в ежедневном режиме, лучше складывать в один блокнот чтобы постоянно не переключаться между блокнотами.

Выводы

Если нужно сделать замену CRM для решения простейших задач – Evernote благодаря отличному функционалу работы с информацией позволяет сделать это на коленке за пару минут.

Но все же я считаю, что дублировать нормальную CRM силами Evernote можно, но это уже лишнее. Если вы идете дальше простой системы напоминаний, есть смысл использовать специальный софт.

Ниже для вас есть обещанный бонус – инструкция в виде MindMap в pdf, которую можно скачать после регистрации.

Если есть вопросы – спрашивайте в комментариях – отвечу.

Комментарии из Facebook

Комментарии

Комментарии: