Сегодня хочу поделиться с читателями бизнес-блога опытом использования корпоративного портала в бизнесе. Название, конечно, условное. У нас это не что-то большое и навороченное. Скорее, это простой сайт с внутренним доступом. Причем, сделан этот сайт на платформе Сайты Google – то есть, просто, бесплатно и не требует специальных знаний ни для создания, ни для поддержки.
Пройдусь немного по структуре сайта:
— Главная страница: общая информация о корпоративном портале, ссылки на основные ресурсы (вообще, они все открываются через меню в почте, но на всякий случай выведены и ссылки на сайте), вывод обновлений новостей, загруженных файлов и т. п.
— Миссия: страница с нашей миссией.
— Marketing in Russia – технические моменты, связанные с сайтом MiR.
— Coffee Agency – Технические моменты, связанные с сайтом Кофе – размеры иллюстраций, регламент подготовки материалов, архивы с кусочками кода.
— Регламенты и бизнес-процессы – описание того, как мы работаем. Где-то в виде текстов, простым человеческим языком – делаем то-то в следующей последовательности. Где-то при помощи схем и графиков. Разделы живые и периодически корректируются. Со временем должны также дополниться информацией, позволяющей людям планировать свое развитие, обучаться и расти. Пока в силу ситуации в такой детализации потребности нет. Но очень скоро понадобится, надеюсь. Один из ключевых разделов корпоративного портала на самом деле.
— Новости: сообщения, которые я фиксирую, по большей части «для истории». Раздел полезен для удаленных сотрудников – в рамках компактного коллектива в офисе потребности в формальной системе новостей пока нет.
— CRM: краткая информация о том, какой CRM мы пользуемся, как в нее зайти, где найти учебные материалы и ит. п.
— Брендинг и стиль: информация о том, как что должно выглядеть, какие шрифты используем, файлы для загрузки и т. п.
— Креативные методики: собственно описания креативных методик и связанные с этим материалы. Если вдруг ступор – можно воспользоваться.
— Личная страница: каждый формирует её под себя из виджетов, предлагаемых Гуглом. У меня там календарь и вывод некоторых RSS-лент.
— Файлы: доступ ко всем загруженным на корпоративный портал файлам.
— Карта сайта: карта сайта.
Основные плюсы
Легче давать инфоромацию. Достаточно напомнить где смотреть нужную инфу или скинуть ссылку.
Основные минусы
Даже в очень небольшом коллективе информация быстро выветривается и люди просто забывают про корппортал и его возможности. Поэтому, очень легко скатиться к формальному подходу – корппортал есть, но реально им никто не пользуется.
Реальная польза
На самом деле, корп-портал является рабочим инструментом в ситуации, когда выстраиваются бизнес-процессы и появляется разница между руководящими сотрудниками (больше уклон в работу с целями и показателями) и исполнительным сотрудниками (больше уклон в процедуры и процессы).
Однако, проблема в том, что когда организация стала достаточно сложной, то создания корппортала также становится достаточно сложной задачей. Ну или, как минимум, запутанной (где какие материалы хранятся, какие их актуальные версии, etc.).
Поэтому, я сторонник постепенного подхода – с самого начала в фоновом режиме собирать нужную информацию на корппортале, пользоваться им как простейшим справочником, корректировать и редактировать по мере необходимости. И к точке, когда корппортал становится действительно нужен, прийти со всеми собранными материалами в одном месте.
Второй момент, важный лично для меня – в процессе подготовки материалов или при просмотре уже опубликованных – я оцениваю их значимость, актуальность и правильность. Что позволяет поддерживать осмысленность отношения к материалам и нашему способу действий.
По поводу платформы
Поскольку мы используем сервисы Google, почему бы и не использовать возможности сайтов Google? К платным навороченным решениям мы всегда успеем перейти, когда в этом будет реальная необходимость.
И последнее – на частое сравнение с Bitrix24:
- У нас всё сложилось до того, как появился Битрикс24.
- Битрикс сложный и избыточный. Иллюзия простоты создается за счет того, что «всё в одном месте». Хотя Битрикс развивается и в нём есть хорошие моменты, но они для меня пока не перевесили его недостатки.
- Поскольку у нас все сервисы или гугловские, или интегрированы с Google, в ряде случаев это даже удобней (попробуйте зайти в MailChimp, например, из Битрикс24).
Про свой взгляд на процесс обучения, организованный при помощи корпоративного портала, напишу позже (на самом деле для роста организации – тема архиважная).